Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Yleisen eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen eli Euroopan unionin parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 vaatima rekisteriseloste.

1. Rekisterin­pitäjä

Clayroom Oy
Nunnankatu 4, 20700 Turku
Y-tunnus: 3285357-7

2. Rekisteri­asioista vastaava henkilö

Petrus Hoikkala
info@clayroom.fi

3. Rekisterin nimi

Clayroom Turku asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Rekisterin sisältö ja sen käyttö­tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on 

• henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) 

• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena 

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

Ryhmä – Asiakkaat.
Sisältö – Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi, laskutusosoite sekä sopimus- ja tilaustiedot.
Käyttötarkoitus – Asiakassuhteiden hoitamiseen, tiedottamiseen ja markkinointiin.

Ryhmä – Potentiaaliset asiakkaat sekä verkkosivuston käyttäjät.
Sisältö – Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä valinnaisesti muita tietoja, kuten yrityksen nimi ja puhelinnumero.
Käyttötarkoitus – Verkkosivujen kautta tulevien yhteydenottopyyntöjen käsittely.

Rekisteri voi sisältää myös asiakkaan antamia yksilöllisiä lisätietoja sekä käyttäjätietoja. Näiden tietojen tallentamisesta rekisteriin asiakkaalle ilmoitetaan erikseen.

5. Rekisterin tietojen käsittelyaika

Rekisteröidyn yhteystietoja säilytetään vain asiakassuhteen voimassaolon ajan, tai valinnaisesti niin kauan kuin tapauskohtaisesti nähdään tarpeelliseksi.

Nettisivujen yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyt viestit säilytetään lähtökohtaisesti vuoden ajan, tai valinnaisesti niin kauan kuin tapauskohtaisesti nähdään tarpeelliseksi.

6. Säännön­mukaiset tietolähteet

• Verkkosivuillamme oleva yhteydenottolomake, jonka henkilö itse täyttää.

• Henkilöltä itseltään esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse saadut tiedot.

• Sosiaalinen media (esim. Facebook ja Instagram), jonka kautta henkilö ottaa yhteyttä.

• Eri tietolähteistä haetut yksittäiset yhteystiedot, kuten yritysten verkkosivusto.

• Asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Täyttäessään verkkosivustollamme olevan yhteydenottolomakkeen tai luovuttamalla tiedot muuta kautta, henkilö antaa rekisterinpitäjälle suostumuksen antamiensa tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn tässä rekisteriselosteessa kuvatulla tavalla.

7. Säännön­mukaiset tietojen luovutukset

Tiedot ovat luottamuksellisia, eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Palvelimia ja muita teknisiä apuvälineitä, joita käytetään tietojen käsittelyssä, voivat omistaa ja hallita palveluntarjoajat, jotka eivät ole rekisterinpitäjä itse. Tämä voi johtaa tietojen siirtoon EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta vain silloin, kun kohdemaat on arvioitu EU-komission toimesta riittävän tietosuojatason maiksi tai kun palveluntarjoajat noudattavat EU:n mallitietosuojasopimuslausekkeita.

Lisätietoja kolmansien osapuolten tietojensiirtokäytänteistä:

Framer B.V., Framer Inc (verkkosivut)
https://www.framer.com/legal/privacy-statement/

Google (sähköpostit, lomakkeet)
https://policies.google.com/technologies/partner-sites
Asio varausjärjestelmä
https://asio.fi/pdf/gdpr.pdf

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisteri on suojattu asianmukaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijät ovat vaitiolovelvollisuuden alaisia. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

9. Tietojen tarkas­tusoikeus ja korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjattavat tiedot.

Tarkastuspyyntö sekä korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisena ja allekirjoitettuna tämän dokumentin kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan poistaa rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste luotu 9.3.2025. Päivitetty 10.3.2025